Menyelenggarakan acara di wilayah Kalimantan, seperti Kalsel atau Kaltim, punya tantangan tersendiri. Dari faktor geografis hingga budaya lokal, setiap elemen perlu diperhitungkan dengan matang. Selain itu, ada faktor teknis internal yang seringkali luput dari perhatian suatu perusahaan.
Sayangnya, banyak event organizer (EO) pemula yang terjebak dalam kesalahan umum yang sebenarnya bisa dihindari.
Artikel ini mengulas kesalahan EO paling sering terjadi serta solusi praktis berdasarkan pengalaman langsung di lapangan.
Kesalahan strategis event organizer ketika menyelenggarakan acara
Supaya mengurangi dampak kesalahan dalam penyelenggaraan acara, ada baiknya Anda mengetahui setidaknya empat kesalahan teknis dan non-teknis berikut.
1. Salah kalkulasi budget
Banyak EO pemula hanya mengandalkan estimasi kasar tanpa riset harga lokal. Akibatnya, biaya operasional membengkak dan tidak sesuai dengan ekspektasi klien.
Untuk menghindari hal ini, penting melakukan survei harga vendor, logistik, dan jasa event organizer di Kalimantan secara rinci. Gunakan tools spreadsheet dan sisipkan buffer biaya minimal 10%.
2. Tidak mampu mengantisipasi cuaca dan iklim Kalimantan
Cuaca di Kalimantan bisa sangat tidak terduga, terutama pada musim hujan. Kesalahan umum yang biasa disepelekan adalah tidak menyiapkan plan B atau opsi lokasi alternatif.
Solusinya? Pantau prakiraan cuaca secara real-time dan pastikan kontrak vendor fleksibel terhadap perubahan waktu atau tempat acara.
3. Kurang memahami budaya sekitar
Menggelar seminar atau acara publik di Kalimantan tanpa memahami adat lokal bisa berdampak buruk pada citra penyelenggara. Misalnya, penempatan jadwal saat hari adat atau penggunaan simbol tertentu yang sensitif.
Pihak EO wajib melakukan riset budaya serta melibatkan tokoh lokal dalam proses koordinasi. Karena jika tidak sensitif, bukan mustahil timbul konflik yang tidak diinginkan dengan warga sekitar.
4. Tidak menyiapkan tim yang solid dan dapat diandalkan
Terakhir, ciri-ciri paling mencolok dari EO amatir ialah tim yang diberi tugas ternyata bukan ahli di bidangnya. Ditambah lagi ketidakkompakan tim yang dapat menyebabkan acara menjadi berantakan.
Karena ketika ada masalah kecil saja yang timbul, tim yang solid bisa menyelesaikannya dalam waktu singkat tanpa kendala berarti.
Kesimpulan: bekerja samalah dengan perusahaan profesional, bukan penyelenggara event pemula
Keberhasilan acara sangat ditentukan oleh perencanaan matang dan antisipasi terhadap risiko lokal. Mulai dari anggaran, cuaca, hingga nilai-nilai budaya harus menjadi prioritas utama. Dengan memahami kesalahan EO yang paling umum, Anda bisa menyiapkan strategi yang lebih profesional dan sesuai karakteristik Kalimantan.
Konsultasikan kebutuhan Anda dengan kami, Atmaka Media Kreatif, selaku penyedia jasa event organizer di Kaltim atau Kalsel. Kami memiliki pengalaman dan tim yang proper sehingga acara Anda berjalan sukses tanpa hambatan.
