Menyelenggarakan event di daerah pedalaman Kalimantan—seperti di Kaltim, Kaltara, atau kawasan perbatasan Kalbar—selalu memiliki tantangan tersendiri. Keterbatasan infrastruktur, sinyal internet yang tidak stabil, hingga keterjangkauan lokasi menjadi kendala utama.
Namun, kemajuan teknologi telah membuka solusi yang adaptif dan efektif: event hybrid. Dengan memadukan elemen fisik dan digital, MICE kini dapat menjangkau peserta dari wilayah terpencil sekaligus kota besar tanpa harus mengorbankan kualitas acara.
Artikel ini akan membahas teknologi dan strategi penting untuk menyelenggarakan seminar hybrid Kaltara, event pedalaman Kalimantan Timur, hingga kegiatan komunitas berbasis perangkat MICE daerah terpencil.
Teknologi hybrid event untuk daerah terpencil
1. Persiapan Infrastruktur
Langkah pertama dalam merancang event hybrid adalah menilai infrastruktur yang tersedia.
Di daerah yang belum memiliki koneksi fiber optik, alternatif seperti jaringan VSAT (internet satelit), modem portable, atau sistem tethering dari jaringan 4G dapat digunakan sebagai solusi koneksi.
Backup daya seperti genset portabel juga wajib disiapkan untuk menjamin stabilitas saat acara berlangsung.
Tak kalah penting, penyediaan alat rekam (kamera, tripod, mikrofon) dan layar proyektor untuk peserta lokal menjadi elemen utama dalam menyatukan partisipasi fisik dan virtual secara simultan.
2. Alur Partisipasi Event Hybrid
Agar acara berjalan mulus, rancang alur partisipasi sejak awal. Peserta offline hadir di lokasi fisik seperti balai desa atau aula kecamatan, sementara peserta online bisa bergabung melalui Zoom, Google Meet, atau platform hybrid berbasis LMS (Learning Management System).
Berikan tautan pendaftaran online, pastikan semua peserta mendapat rundown acara dan petunjuk teknis. Siapkan moderator untuk menjembatani pertanyaan dari kedua sisi (online maupun offline) agar diskusi berjalan interaktif.
3. Antisipasi Human dan Technical Error
Salah satu kesalahan umum dalam event hybrid adalah tidak menyiapkan tim teknis yang paham kondisi lokal. Oleh karena itu, pelatihan singkat untuk operator lokal sangat penting.
Libatkan pemuda-pemudi desa, pengajar, atau perangkat kelurahan untuk membantu teknis dasar seperti screen sharing, pengaturan kamera, hingga troubleshooting koneksi.
Selain itu, simulasikan acara minimal sehari sebelumnya agar tim memahami alur dan potensi masalah yang mungkin muncul.
Sediakan salinan materi dalam bentuk hard copy untuk peserta yang mengalami gangguan koneksi atau keterbatasan perangkat.
Kesimpulan
Keberhasilan event hybrid di Kalimantan bukan ditentukan oleh kemewahan alat, melainkan adaptasi terhadap kondisi lokal. Dengan teknologi sederhana dan pelatihan operator lokal, acara berskala provinsi hingga nasional bisa sukses dilaksanakan di daerah terpencil.
Atmaka Media Kreatif siap membantu Anda merancang, memproduksi, dan mengeksekusi event hybrid dengan pengalaman di berbagai wilayah Kalimantan, dari Banjarmasin hingga perbatasan Kaltara. Kami tidak hanya mengikuti tren kekinian, tetapi juga adaptif terhadap kebutuhan klien.
